エクセルで条件分岐をマスターしよう！IFS関数の魅力

IFS関数の基本から応用まで excel

漫才で覚える Excel IFS関数のポイント

「どうもーどうも みるくブラザーズですー」

「お願いしますー　ありがとうございますー」

げんじ「あー ありがとうございますー　ねっ　今 海の水一升瓶 をいただきましたけどもね」

ボケ＆げんじ「ありがとうございますー」

げんじ「こんなん　なんぼあっても良いですからね」

ゆめた「いきなりですけどね　うちのオカンがね　好きな Excelの関数 があるらしいんやけど」

げんじ「そーなんや」

ゆめた「その名前をちょっと忘れたらしくてね」

げんじ「好きなExcelの関数を忘れて、どうなってんの。なんか特徴言うてなかった？」

ゆめた「特徴は 複数の条件を一度に指定できるって言うねんな」

げんじ「おー　IFS関数やないかい　その特徴はもう完全に IFS関数 やがな」

ゆめた「 IFS関数 なぁ。いや俺も IFS関数 と思うてんけどな」

げんじ「いやそうやろ？」

ゆめた「オカンが言うには　ケーキを焼けるだって言うねんな」

げんじ「あー　ほな IFS関数 と違うかぁ」

ゆめた「そやねん」

げんじ「IFS関数でケーキ焼けたら、毎日がお祭りやな」

ゆめた「そやねんな」

げんじ「あれほなもう一度詳しく教えてくれる？」

ゆめた「 最初に真となる条件の結果を返す らしいねん」

げんじ「 IFS関数 やないかい」

ゆめた「まあねー」

げんじ「その機能があれば、もうIF関数の入れ子なんかせんで済むな」

ゆめた「分からへんねんでも」

げんじ「何が分からへんのこれで」

ゆめた「俺も IFS関数 と思うてんけどな」

げんじ「そうやろ」

ゆめた「オカンが言うには　自動でお茶を入れてくれるって言うねんな」

げんじ「ほな IFS関数 ちゃうやないかい」

ゆめた「そやねんそやねん」

げんじ「 IFS関数 でお茶が入れられたら、仕事しながらでも癒やされるな」

ゆめた「 IFS関数 ちゃうがな　ほな　もうちょっとなんか言ってなかった？」

ゆめた「 IF関数の複雑な入れ子をシンプルにする らしいねん」

げんじ「 IFS関数 やないかい」

ゆめた「分からへんねんだから」

げんじ「なんで分からへんのこれで」

ゆめた「俺も IFS関数 と思うてんけどな」

げんじ「そうやろ」

ゆめた「オカンが言うには　IFS関数ではないって言うねん」

げんじ「ほな IFS関数 ちゃうやないかい　オカンが IFS関数 ではないと言うんやから　 IFS関数 ちゃうがな」

ゆめた「そやねん」

げんじ「先ゆえよ　もう、こんな機能持ってる関数、IFS関数しかおらへんがな」

ゆめた「んでオトンが言うにはな」

げんじ「オトン？」

ゆめた「VLOOKUPちゃうか？って言うねん」

げんじ「いや絶対ちゃうやろ　もうええわー」

はじめに

  • IFS関数は、複数の条件を一度にチェックし、最初に真となる条件に対応する値を返します。
  • 使いこなすことで、複雑な条件分岐も簡単に処理できるようになり、エクセル作業の効率が大幅に向上します。

関数の概要と一般的な使い方の例

  • IFS関数の基本的な書式は IFS(条件1, 値1, 条件2, 値2, ..., 条件N, 値N) です。
  • 例えば、生徒の点数に基づいて成績を付ける場合、IFS(点数>=90, "S", 点数>=80, "A", 点数>=70, "B", 点数>=60, "C", TRUE, "D") という式を使うことができます。
  • 上記の例では、点数が90以上なら”S”、80以上なら”A”、70以上なら”B”、60以上なら”C”、それ以外なら”D”という成績を返します。

なぜこの関数を学ぶのか？

  • シナリオ: ある教師が、大量の生徒のテスト結果をもとに個々の成績を出す作業に苦労していました。成績は点数に応じて異なり、一人ひとり手作業で判断するのは時間がかかる作業です。
  • 解決策: IFS関数を使うことで、一つの式で全ての生徒の成績を自動で割り出すことができます。これにより、教師は成績処理にかかる時間を大幅に短縮し、他の教育活動にもっと時間を割くことができるようになります。

一般的な書き方のサンプル

  1. 生徒の成績を決定する例:
    • サンプルコード: =IFS(A1>=90, "S", A1>=80, "A", A1>=70, "B", A1>=60, "C", TRUE, "D")
    • 実行結果: 点数が85点なら”A”
  2. 商品の販売状況を分類する例:
    • サンプルコード: =IFS(B1>100, "ベストセラー", B1>50, "良好", TRUE, "改善必要")
    • 実行結果: 販売数が75なら”良好”
  3. 従業員の評価を行う例:
    • サンプルコード: =IFS(C1>=90, "優秀", C1>=75, "良好", C1>=60, "普通", TRUE, "要改善")
    • 実行結果: 評価点数が80なら”良好”

GoogleスプレッドシートでIFS関数の簡単な使用例

以下は、従業員のパフォーマンススコアに基づいて異なる評価を割り当てるためのシートの例です。

従業員IDパフォーマンススコア評価
185=IFS(B2>=90, “優秀”, B2>=70, “良好”, TRUE, “改善が必要”)
292=IFS(B3>=90, “優秀”, B3>=70, “良好”, TRUE, “改善が必要”)
365=IFS(B4>=90, “優秀”, B4>=70, “良好”, TRUE, “改善が必要”)

この表では、各従業員の「パフォーマンススコア」列(B列)に基づき、「評価」列(C列)でIFS関数を用いて評価を自動的に割り当てています。パフォーマンススコアが90以上の場合は「優秀」、70以上90未満の場合は「良好」、それ以外の場合は「改善が必要」と評価されます。

この例を実際のシートに適用することで、複数の条件に基づく評価を効率的に自動化することができます。

関数の基本構文

  • IFS関数の基本形は IFS(条件1, 値1, 条件2, 値2, ..., 条件N, 値N) で、複数の条件を指定し、それぞれに対応する結果を返すことができます。
  • この関数は、指定された条件が真(TRUE)であるかを順番に評価し、最初に真と評価された条件に対応する値を返します。もし、どの条件も満たさない場合は、エラーを返します。
  • 条件を評価する順序は、入力された順番に従います。このため、条件の順序が結果に影響を与えることがあります。

関数の定義と主な引数

  • 条件: 評価される論理式です。この条件が真の場合、関数は対応する値を返します。
  • 値: 条件が真と評価された場合に返される値です。各条件には対応する値が必要です。

サンプルコードと出力結果

  1. 社員の勤務評価に基づくボーナス計算の例
    • サンプルコード: =IFS(D1>=90, "¥100,000", D1>=75, "¥50,000", D1>=60, "¥30,000", TRUE, "¥10,000")
    • 実行結果: 勤務評価が85なら、ボーナスは”¥50,000″となります。

このサンプルでは、IFS関数を用いて社員の勤務評価スコアに基づいてボーナス金額を決定しています。条件は上から順に評価され、最初に真となる条件の値が適用されます。これにより、複数の条件分岐を効率的に処理することができます。

具体的な使用例

基本的な使用方法のデモ

  • 月別売上に応じたボーナス計算: 会社が月別の売上目標を設定していて、それを超えた場合にはボーナスが支払われるシステムを考えてみましょう。IFS関数を使用すると、複数の売上目標に対するボーナスを簡単に計算できます。サンプルコード: =IFS(E1>100000, "¥20,000", E1>75000, "¥15,000", E1>50000, "¥10,000", TRUE, "¥0")解説: この例では、売上が10万円を超えると¥20,000、7万5千円を超えると¥15,000、5万円を超えると¥10,000のボーナスが、それぞれ設定されています。売上が5万円以下の場合はボーナスがありません。

一般的な計算や操作の例

  1. 従業員のパフォーマンスレベルに基づく評価:
    従業員のパフォーマンススコアに基づいて、評価レベルを自動的に割り当てることができます。これにより、評価プロセスを簡素化し、公平性を保つことができます。サンプルコード: =IFS(F1>=90, "優秀", F1>=75, "良好", F1>=60, "可", TRUE, "改善必要")解説: この式では、スコアが90以上で「優秀」、75以上で「良好」、60以上で「可」、それ以下で「改善必要」と評価されます。
  2. プロジェクトの進捗状況に応じたステータスの割り当て:
    プロジェクトの進捗率に応じて、プロジェクトのステータスを「オンスケジュール」「わずかに遅れ」「重大な遅延」などに分類することが可能です。サンプルコード: =IFS(G1>=90, "オンスケジュール", G1>=75, "わずかに遅れ", G1>=50, "遅延", TRUE, "重大な遅延")解説: この式を用いることで、プロジェクト管理者は進捗率に基づいてプロジェクトの状況を即座に把握し、必要に応じて介入することが容易になります。

初歩的なテクニック

  • 簡単な条件での使用：IFS関数は非常にシンプルな条件判断でも活躍します。例えば、「合格/不合格」の判断など、基本的な二択の場合にも使えます。
  • エラーチェックとしての利用：IFS関数の最後の条件に TRUE を使って、すべての条件に該当しない場合のデフォルト値を設定することで、エラーを防ぐことができます。
  • 条件の並び替え：最も一般的なまたは最も確認したい条件をIFS関数の最初に置くことで、計算の効率を上げることができます。条件は上から順に評価されるため、頻繁に真となる条件を先にすると効率的です。

他の基本関数との組み合わせ

  • AND関数との組み合わせ: 複数の条件を全て満たす必要がある場合、IFS関数内でAND関数を使用して複合条件を作ることができます。
  • OR関数との組み合わせ: いずれかの条件を満たす場合に真としたい場合は、OR関数を用いて条件を組み合わせることが可能です。

相性の良い他の関数をリストで表示

  • SUMIFS関数：条件に一致するデータの合計を計算する場合に使用します。
  • COUNTIFS関数：特定の条件を満たすセルの数を数える場合に利用します。
  • AVERAGEIFS関数：特定の条件を満たすデータの平均を求める際に使用します。
  • VLOOKUP/INDEXとMATCH：特定の条件に基づいてデータを検索し、それに応じた処理を行う場合に併用します。

これらの関数と組み合わせることで、IFS関数はさらに強力なデータ処理のツールとなります。

高等的なテクニック

複雑な条件やデータ構造との連携サンプルと出力結果を1つ

  • 従業員のパフォーマンスに基づく昇進の条件判断:
    従業員の成績が「優秀」であり、かつ勤続年数が5年以上の場合に「昇進対象」と判断する条件を設定します。サンプルコード: =IFS(AND(H1>=90, I1>=5), "昇進対象", TRUE, "昇進対象外")実行結果: 成績が92、勤続年数が6年の従業員は「昇進対象」と判断されます。

他の高度な関数との組み合わせアイデアサンプルコードを3つ提示

  1. SUMIFSとの連携で条件に応じた売上合計を算出:
    特定の製品カテゴリーの売上が目標を達成しているかどうかを判断し、達成していればそのカテゴリーの売上合計を表示する。サンプルコード: =IFS(SUMIFS(売上データ, 製品カテゴリー, "A")>目標値, SUMIFS(売上データ, 製品カテゴリー, "A"), TRUE, "目標未達成")
  2. COUNTIFSとの連携で特定条件を満たすデータの件数を評価:
    特定の条件を満たす顧客の数が一定数を超えた場合に、「アクション要」と表示する。サンプルコード: =IFS(COUNTIFS(顧客データ, 条件)>閾値, "アクション要", TRUE, "アクション不要")
  3. AVERAGEIFSとの連携で条件を満たすデータの平均値に基づく評価:
    従業員の満足度調査結果の平均点が一定レベル以上なら「高満足度」と表示し、そうでなければ「改善要」とする。サンプルコード: =IFS(AVERAGEIFS(満足度スコア, 部署, "営業部")>=4, "高満足度", TRUE, "改善要")

これらの例では、IFS関数を他の関数と組み合わせることで、より複雑なデータ分析や条件判断が可能になります。これにより、データに基づいた適切なアクションを迅速に決定することができるようになります。

便利なシーンでの事例

ビジネスや学業での実用的なケーススタディを提示してください

  1. 営業成績に基づくインセンティブ計画:
    営業チームのメンバーに対し、達成した売上目標に応じて異なるレベルのインセンティブを割り当てるシステムを設定します。IFS関数を用いることで、売上高に基づいて自動的にインセンティブの額を決定することができます。これにより、公平かつ透明性の高い評価制度を構築することが可能となります。
  2. 学生の成績評価システム:
    学校での成績評価において、IFS関数を使って複数の評価基準（例えば、出席率、テストの成績、課題の提出状況）に基づき総合的な評価を出すことができます。これにより、教師は一人一人の学生に対する公正な評価を効率的に行うことができます。

タイムセーブや効率向上の具体的な例

  • 在庫管理における自動警告システム:
    在庫数に応じて、「補充必要」「在庫充分」「在庫過多」などのステータスを自動で割り当てることができます。IFS関数を利用することで、在庫レベルを常に適切に維持し、過剰在庫や品切れのリスクを最小限に抑えることが可能です。このシステムにより、在庫管理の手間を大幅に削減し、経営資源の有効活用を促進することができます。
  • 顧客フィードバックに基づく自動分類:
    顧客からのフィードバックスコアに基づいて、「優秀」「良好」「改善必要」などのカテゴリに自動的に分類します。IFS関数を使用することで、顧客の満足度を迅速に把握し、必要な対応策を計画することが容易になります。これにより、顧客満足度の向上に効率的に取り組むことができます。

これらの事例は、IFS関数がビジネスや学業の様々なシーンでどのように役立つかを示しています。効率的なデータ処理と意思決定の支援により、時間とリソースの節約に貢献することができます。

注意点:使用する際の落とし穴や制約

  • 条件の順序: IFS関数では、条件は上から順に評価されます。このため、条件の順序が結果に大きな影響を与える可能性があります。最も一般的または最も重要な条件を先に記述することが重要です。
  • 全ての条件が偽の場合: IFS関数では、すべての条件が偽であった場合にエラーが返されます。このため、最後に TRUE を条件としてデフォルト値を設定することをお勧めします。

めちゃくちゃよくやりがちなミス・ERRORが出る例

  • 引数の不一致: IFS関数では、各条件に対応する結果が必要です。条件と結果の数が一致していない場合、エラーが発生します。
  • 複雑な条件式の誤用: 条件式内でANDやOR関数を使用する場合、正しく括弧で囲む必要があります。これを怠ると、期待した通りの結果が得られないことがあります。

類似の関数や代替の関数との違い

  • SWITCH関数: 特定の式の結果に基づいて、複数の値から一つを選択します。IFS関数と比較すると、SWITCHは特定の値に基づく簡単な選択肢に適していますが、複雑な条件判断にはIFSの方が柔軟性があります。
  • NESTED IF関数: 従来のIF関数を入れ子にして複数の条件を評価する方法です。IFS関数はこの入れ子構造よりも読みやすく、理解しやすいコードを書くことができます。しかし、NESTED IFはより複雑な論理構造を作成することが可能です。

IFS関数を使用する際は、これらの注意点を理解し、適切に対処することで、効率的かつ正確にデータを処理することができます。

使いこなし例:悩める登場人物例

  • 山田さん: 中小企業の人事部に勤める山田さんは、毎月の従業員のパフォーマンス評価をもとに、各従業員のボーナスを計算しています。しかし、これまでの方法では複雑な条件を手作業で判断しており、時間がかかり過ぎるという悩みを抱えています。

具体的な悩み

  • 山田さんは、従業員の評価スコアに応じて異なるボーナスを割り当てる必要がありますが、従業員が多く、評価スコアに基づいて手動で計算するのは非常に労力がかかります。さらに、ミスの可能性も心配しています。

使いこなせることによるビフォーアフターのストーリー

  • ビフォー: 山田さんは毎月のボーナス計算に多くの時間を費やし、他の重要な業務に集中できない状況でした。また、複雑な計算を手動で行うことから、誤りのリスクも高く、精度に不安がありました。
  • アフター: IFS関数の使いこなしにより、山田さんは従業員のパフォーマンススコアに基づいて自動的にボーナス額を計算するシステムを導入しました。これにより、計算にかかる時間が大幅に短縮され、誤りのリスクも減少しました。さらに、この時間を利用して、従業員のモチベーション向上や研修プログラムの充実に取り組むことができるようになりました。山田さんの業務効率が向上し、より質の高い人事サービスを提供できるようになり、従業員からの信頼も得られるようになりました。

IFS関数の効果的な利用により、山田さんは業務の効率化と精度向上を実現し、会社全体の生産性向上にも貢献することができました。